Sifat dan Prinsip Manajemen Operasional

Sponsor
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Manajemen operasional adalah perencanaan, pengorganisasian, dan proses pengawasan, dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk profitabilitas/ keefektifan yang lebih tinggi yang mana harus mendukung tujuan strategis perusahaan, sehingga pada praktiknya didahului oleh analisis mendalam dan pengukuran proses yang pada akhirnya menghasilkan sebuah produk/ jasa. Manajemen operasional melibatkan pemanfaatan sumber daya seperti karyawan, bahan baku (Raw material), peralatan, dan teknologi.

Karena semua perusahaan melakukan kegiatan operasional, yaitu proses untuk membuat output yang optimal dari berbagai sumber input (bahan baku, SDM, dll), apakah itu memproduksi produk fisik atau menawarkan jasa, ada baiknya mengenal dasar-dasar mengelola operasional ini. Terutama karena menguasai dasar-dasar ini dapat secara langsung mendukung tujuan bisnis Anda.

Manajemen operasional mempelajari bagaimana penggunaan bahan baku dan memastikan sedikitnya waste. Manajer operasional menghitung kuantitas pesanan untuk menentukan kapan dan seberapa besar pesanan persediaan untuk diproses dan berapa banyak persediaan yang bisa ditampung yang nantinya akan didistribusikan kepada distributor/ costumer.

Manajemen operasional bersifat multidisiplin

Manajemen operasional merupakan area fungsional multidisiplin di sebuah perusahaan, bersama dengan keuangan dan pemasaran. Dimana harus memastikan bahan dan tenaga kerja, atau input lainnya, digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin dalam suatu organisasi – sehingga memaksimalkan hasil.

Manajer operasional harus mengetahui tentang kebijakan strategis umum, perencanaan bahan baku dasar, sistem manufaktur dan produksi, prinsip produksi, pengendalian biaya dan analisa beserta penerapannya. Namun tidak kalah pentingnya, manajer operasional haruslah seseorang yang mampu mengarahkan hubungan kerja industrial.

Sepuluh prinsip manajemen operasional Randall Schaeffer

Randall Schaeffer adalah profesional manajemen produksi dan operasional yang berpengalaman, seorang filsuf industri, dan pembicara utama di konferensi yang diselenggarakan oleh APICS, asosiasi rantai pasokan dan manajemen operasional di Amerika. Dia mempresentasikan daftar 10 prinsip manajemen operasional pada konferensi APICS pada 2007.

Inilah sepuluh prinsip manajemen operasional Randall Schraeffer:

  • Kanyataan (Reality). Manajemen operasional harus berfokus pada masalah.
  • Organisasi (Organization). Proses dalam manufaktur saling berhubungan. Semua elemen harus dapat diprediksi dan konsisten untuk mencapai hasil yang sama dalam laba.
  • Prisip (Fundamentals). Aturan Pareto juga berlaku untuk operasional: 80% keberhasilan berasal dari kepatuhan ketat terhadap pemeliharaan catatan dan disiplin, dan hanya 20% berasal dari penerapan teknik baru pada proses.
  • Akuntabilitas (Accountability). Manajer harus menetapkan aturan dan menentukan tanggung jawab bawahan mereka, serta secara teratur memeriksa apakah tujuan tercapai.
  • Perbedaan (Variance). Variasi proses harus didorong, karena jika dikelola dengan baik, mereka dapat menjadi sumber kreativitas.
  • Hubungan sebab dan akibat (Casuality). Masalah adalah: efek dari penyebab yang mendasarinya.
  • Passion yang dikelola (Managed passion). Semangat karyawan dapat menjadi pendorong utama pertumbuhan perusahaan dan dapat ditanamkan oleh manajer.
  • Kerendahan hati (Humility). Daripada melakukan percobaan yang memakan biaya dan kesalahan yang mahal, manajer harus mengetahui keterbatasan mereka.
  • Keberhasilan (Success). Apa yang dianggap sukses akan berubah seiring waktu, akan tetapi tetap selalu mempertimbangkan minat pelanggan. Untuk mempertahankannya, semua prinsip/ aturan lain harus sesekali direvisi.
  • Perubahan (Change). Akan selalu ada teori dan solusi baru, jadi Anda tidak harus berpegang teguh pada satu atau yang lain, tetapi mengikuti perubahan, dan mengelola untuk kestabilan dalam jangka panjang.

Mengapa Manajemen Operasional itu Penting

Di perusahaan yang lebih kecil, operasionalnya sangat sederhana dan mudah. Setiap orang mengambil bagian dalam mengelola proses, lebih atau kurang, semuanya akan berjalan lancar.

Namun, hal yang sama tidak berlaku untuk perusahaan dengan 20+ karyawan. Saat itulah segalanya mulai menjadi rumit. Anda tidak bisa hanya mengandalkan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan dengan benar – Anda harus memiliki prosedur standar untuk memastikan bahwa semuanya seefisien dan seefektif mungkin.

Jika dilakukan dengan dengan proses yang benar, manajemen operasional dapat menyebabkan:

  • Output yang Lebih Baik – Manajer operasional harus mengoptimalkan dan meningkatkan proses yang berdampak besar pada produk atau layanan. Ini biasanya mengarah pada output yang lebih tinggi, tingkat cacat yang lebih rendah, biaya yang lebih rendah, dan sebagainya.
  • Keunggulan Kompetitif – Output yang lebih baik mengarah pada produk atau layanan yang lebih baik. Ini memungkinkan perusahaan Anda menonjol dari persaingan dan mendapatkan pelanggan baru.
  • Laba Lebih Tinggi – Jika kedua hal diatas telah sukses dilakukan maka pada akhirnya akan meningkatkan laba perusahaan dan menghasilkan lebih banyak keuntungan.

Bagaimana mengelola operasional perusahaan Anda

Dalam hal prakteknya tidak ada cara yang pasti, tapi kami disini akan menjabarkan 4 teori cara mengelola perusahaan Anda.

Business Process Management (BPM)

BPM adalah sesuatu yang harus dipahami oleh setiap manajer operasional. Manajemen proses bisnis ( Business Process Management ) adalah metode yang secara konstan menganalisis, meningkatkan, dan mengotomatisasi proses. Namun, ini bukan sesuatu yang Anda lakukan sekali saja Anda harus terus melakukan improve.

Dengan menerapkannya, Anda harus mengetahui gambaran umum tentang siklus proses BPM. Yaitu, langkah-langkah tepat yang perlu Anda ambil untuk bekerja pada setiap proses yang ada.

  • Desain (Design) – Setiap perusahaan memiliki proses. Namun, tidak semuanya benar-benar diuraikan. Bagian “desain” berarti mengidentifikasi suatu proses dan mencari tahu dimana ia dimulai, apa saja yang terdiri dari itu, dan dimana ia berakhir.
  • Pemodelan (Modeling) – Setelah Anda mengidentifikasi suatu proses, Anda harus menggambarkannya dalam sebuah bagan model. Tanpa adanya penggambaran, bagian analisis bisa sangat sulit. Biasanya, pemodelan menggunakan diagram alur kerja jika prosesnya sederhana, atau salah satu dari banyak teknik pemetaan proses bisnis yang ada.
  • Analisis (Analyst) – Sekarang Anda sudah memiliki diagram alur kerja, Anda dapat mulai menganalisisnya. Apakah ada langkah-langkah dalam proses yang tidak benar-benar menambah nilai? Apakah ada cara untuk menghapusnya? Adakah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan secara otomatis menggunakan perangkat lunak?
  • Pemantauan (Monitoring)- Anda tidak dapat meningkatkan proses tanpa mengetahui seberapa baik kinerja. Selain itu, Anda juga harus dapat mengetahui apakah perubahan yang Anda buat memiliki dampak positif atau tidak. Sehingga Anda memerlukan data pembanding berupa standar kinerja dan data hasil lapangan untuk mengetahui apakah perbaikan yang Anda buat memiliki dampak.
  • Meningkatkan atau Mengotomasi ( Improving or Automating ) – Gunakan wawasan yang telah Anda identifikasi dalam langkah “analisis” untuk membuat perubahan pada proses.

Business Process Reengineering (BPR)

Terkadang, meningkatkan proses bukanlah hal yang paling efisien yang dapat Anda lakukan. Sebaliknya, Anda ingin merekayasa ulang. Sehingga daripada memperbaiki proses, Anda lebih memilih membuatnya kembali dari awal.

Untuk memberi Anda gagasan yang lebih baik tentang bagaimana penerapan Business Process Reengineering , kami akan melihat contoh bagaimana Ford merekayasa ulang sepenuhnya departemen mereka.

Masalah utama yang dimiliki Ford kala itu adalah departemen itu kelebihan pegawai yang sangat banyak. Mereka mempekerjakan sekitar 500 orang, sangat signifikan berbeda dengan Mazda yang hanya memperkerjakan 5 orang di departemen yang sama (departemen AP/ account payable).

Ford meluncurkan inisiatif BPR untuk mencari tahu mengapa kinerja mereka buruk. Proses lama ford bekerja sebagai berikut …

  • Bagian pembelian menerima pesanan pembelian. Salinan diteruskan ke AP (akun hutang/ account payable)
  • Kontrol material menerima barang & mengirim salinan dokumen pengiriman ke AP
  • Vendor mengirimkan tanda terima ke AP
  • AP sudah OK dengan tiga dokumen yang dikirimkan dan baru setelah itu pembayaran dikeluarkan.
Alur proses lama di perusahaan FORD

Dengan alur proses pengerjaan seperti itu, menciptakan proses yang tidak efisien dan efektif sehingga dampaknya adalah FORD harus memiliki banyak karyawan.

Menyadari hal ini, Ford sepenuhnya merekayasa ulang prosesnya. Daripada melakukan semuanya secara manual, mereka membuat database online yang digunakan untuk mencocokkan berbagai dokumen.

Dengan cara ini, departemen AP tidak perlu mengecek semua dokumen yang ada. Dokumen akan secara otomatis di cek oleh sistem, sehingga FORD dapat mengurangi karyawan yang berlebih.

SIX SIGMA

Six Sigma, di sisi lain, berfokus pada proses manufaktur. Gagasan utamanya adalah meminimalkan tingkat cacat.

Meskipun ada banyak sarana Six Sigma di luar sana, DMAIC adalah salah satu yang paling populer. Metodologi ini membantu menyempurnakan proses manufaktur Anda & terdiri dari 5 langkah:

  • Mendefinisikan (Define) – Menguraikan masalah dengan proses pembuatan yang diberikan. Tentukan sasaran peningkatan & alat atau sumber daya apa yang akan Anda gunakan
  • Mengukur (Measure) – Ukur kinerjanya. Setelah Anda tahu data yang didapatkan, Anda akan memiliki ide yang lebih baik tentang cara memperbaikinya.
  • Analisis (Analyst) – Temukan akar penyebab masalah. Mengapa prosesnya berkinerja buruk?
  • Peningkatan (Improvement) – Setelah Anda mengidentifikasi masalah, coba cari solusi potensial dan lakukan peningkatan.
  • Kontrol (control) – Menerapkan proses baru dalam skala kecil dan membandingkan hasil baru dengan yang lama.

Supply Chain Management (SCM/ manajemen rantai pasokan)

Aspek utama lain dari manajemen operasional modern adalah manajemen rantai pasokan.

Ketika organisasi menjadi lebih kompleks proses strategis dimana bahan, barang dan informasi mengalir antara pemasok, bisnis dan konsumen telah menjadi industri itu sendiri.

Menjaga rantai pasokan agar tetap sehat dan bergerak adalah demi kepentingan semua orang yang terlibat, tetapi ada banyak faktor yang dapat memperlambat semuanya. Dibandingkan dengan beberapa aspek lain dari manajemen operasional yang disebutkan sejauh ini, manajemen rantai pasokan relatif baru.

Manajemen rantai pasokan mengawasi setiap titik sentuh dari produk atau layanan perusahaan, mulai dari penciptaan hingga penjualan, dan ini menjadikannya aspek penting untuk dikelola karena tindakan benar atau salah memengaruhi efisiensi, biaya, dan laba.

Sponsor
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

segera Bagikan ilmu bermanfaat ini

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on whatsapp

Tinggalkan Balasan