Pengertian manajemen birokrasi dan manajemen pemerintah yang dikembangkan oleh Max Weber, mengandung dua elemen penting, termasuk penataan organisasi menjadi hierarki dan memiliki aturan yang jelas untuk membantu mengatur organisasi dan anggotanya.

Max Weber (1864-1920), seorang sosiolog Jerman; ia mendefinisikan sebuah teori untuk mengoperasikan sebuah organisasi dengan cara yang efektif yang dikenal sebagai pendekatan manajemen birokrasi atau birokrasi Weberian.

Menurut Max Weber, pendekatan manajemen birokrasi menekankan perlunya organisasi untuk beroperasi secara rasional daripada mengikuti “keinginan” atau emosi irasional dari pemilik dan manajer.

Dia menemukan karakteristik yang berbeda dalam birokrasi yang secara efektif membantu pengambilan keputusan, pengendalikan sumber daya, melindungi pekerja dan misi tujuan organisasi.

Tingkat Presisi, kecepatan, ketidakjelasan, pengetahuan tentang file, kesinambungan, kebijaksanaan, persatuan, subordinasi ketat, pengurangan perselisihan, dan biaya pribadi - dinaikkan ke titik optimal dalam administrasi birokrasi yang ketat,

Max Weber

Max Weber memaparkan 6 (enam) prinsip pendekatan manajemen birokrasi.

1. Divisi Tenaga Kerja yang Baik

Divisi spesialisasi tenaga kerja harus diperbaiki dan harus ada keseimbangan antara kekuasaan dan tanggung jawab.

2. Rantai Komando

Rantai komando atau hierarki organisasi harus dibangun sedemikian rupa sehingga informasi yang terkait dengan keputusan dan pekerjaan dapat mengalir secara efektif dari atas ke bawah.

3. Pemisahan properti pribadi dan resmi

Aset pemilik dan organisasi harus terpisah dan dapat diperlakukan sama oleh pemilik atau organisasi.

4. Penerapan Aturan yang Konsisten dan Lengkap

Harus ada aturan dan peraturan yang tepat dalam organisasi untuk menjalankan organisasi dengan baik. Aturan-aturan ini harus dipatuhi oleh anggota organisasi.

5. Seleksi dan Promosi Berdasarkan Kualifikasi

Pemilihan dan promosi pekerja harus didasarkan pada penyamaan seperti; keterampilan, pengalaman, usia. Seharusnya tidak dipengaruhi oleh hubungan pribadi.

6. Keputusan dan administrasi perusahaan tercatat dalam dokumen.

Keputusan dan administrasi perusahaan harus tercatat dalam dokumen sehingga history tetap terjaga.

Kelebihan dari sistem manajemen birokrasi ini adalah:

• Ada rantai komando yang terdefinisi dengan baik.
• Ini mengikuti prinsip Rasionalitas, Objektif, dan Konsistensi.
• Hubungan antara anggota organisasi adalah hubungan formal dan impersonal. Dan ini didasarkan pada posisi dan bukan pada kepribadian.
• Peraturan didefinisikan dengan baik yang menunjukkan tugas dan hak-hak karyawan. Aturan-aturan ini berlaku untuk semua orang dari bawah organisasi dan harus benar-benar dipatuhi.
• Seleksi dan Promosi didasarkan pada kualifikasi Teknis.
• Hanya kekuatan birokrasi atau hukum yang dianggap penting.

Kekurangan dari sistem manajemen birokrasi ini adalah:

• Penekanannya hanya pada aturan dan regulasi.
• Akan ada penundaan yang tidak perlu dalam pengambilan keputusan karena formalitas dan aturan Organisasi Birokrasi.
• Koordinasi dan komunikasi terhambat karena terlalu banyak formalitas dan aturan.
• Birokrasi melibatkan banyak dokumen dan memiliki terlalu banyak wewenang yang mengakibatkan banyak pemborosan waktu, tenaga dan uang. Tidak ideal untuk efisiensi.
• Karena formalitasnya yang terlalu banyak, pendekatan birokrasi tidak cocok untuk organisasi bisnis. Model birokrasi mungkin cocok untuk organisasi pemerintah.
• Terlalu banyak kepentingan diberikan pada kualifikasi teknis karyawan untuk promosi dan transfer. Dedikasi dan komitmen karyawan tidak dipertimbangkan.
• Cakupan terbatas untuk Sumber Daya Manusia (SDM). Tidak ada kepentingan diberikan kepada kelompok informal.

Pendekatan birokrasi Max Weber bekerja sebagai solusi untuk masalah sistem administrasi tradisional. Tapi itu bukan solusi yang sempurna. Struktur birokrasi memberikan semua kepentingan dan kekuasaan kepada manajemen tingkat atas.